TUGAS Manajemen Proyek

4 11 2011

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG
Saat ini olahraga tidak hanya merupakan kebutuhan kesehatan, rekreasi dan kegemaran tetapi juga sudah merupakan kebutuhan ekonomi dan bisnis. Tidak mengherankan jika pembinaan olahraga diberbagai bidang, dan berbagai tingkatan terus diupayakan. Hal tersebut terbukti makin bertambahnya fasilitas olahraga. Futsal adalah salah satu cabang olahraga yang sudah dikenal sejak lama dikenal masyarakat luas. Oleh karena itu tidak berlebihan jika olahraga sepak bola futsal disebut sebagai olahraga yang sudah sangat umum di masyarakat. Untuk mengetahui sejauh mana keberhasilan pembinaan olahraga sepak bola futsal dilaksanakan, hal ini dapat diwujudkan melalui suatu kegiatan kompetisi antara lain dalam bentuk tournamen. Selain mengetahui tingkat keberhasilan pembinaan kegiatan tersebut dapat pula dijadikan sebagai promosi pemain dan pelatih.
Berkaitan hal tersebut diatas, kami sebagai perusahaan jasa event organizer berniat untuk menyelenggarakan Turnamen Sepak Bola Futsal se-Jawa Timur. Turnamen ini diikuti oleh peserta umum dari berbagai kota di Jawa Timur. Melalui kegiatan tersebut dimaksudkan untuk dapat mencari bibit unggul pemain futsal yang ada di Jawa Timur. Disamping itu juga diharapkan semakin terjalin persaudaraan dikalangan atlet, pelatih dan official sepak bola futsal.

1.2 DEFINISI PROYEK
Proyek turnamen futsal se-Jawa timur ini merupakan proyek perusahaan jasa event organizer Jaya Merdeka untuk menyelenggarakan pertandingan futsal se-Jawa Timur. Pertandingan ini dapat diikuti oleh seluruh masyarakat umum dari berbagai kota di Jawa Timur.Proyek turnamen futsal se-Jawa timur ini adalah hasil kerjasama antara perusahaan jasa event organizer Jaya Merdeka dengan Jatim Futsal Club. Proyek ini diselenggarakan untuk memajukan olahraga futsal di Indonesia khususnya di Jawa Timur. Selain itu juga untuk mencari bibit unggul pemain futsal di Jawa Timur.
Sesuai dengan kesepakatan antara pemilik dan pelaksana proyek, proyek dilakukan dalam jangka waktu maksimal 2 bulan dan termasuk dalam tahap persiapan, pelsanaan, dan penutupan proyek. Pada proyek pertandingan ini peserta dibatasi sebanyak 16 tim futsal yang nantinya akan bertanding untuk memperebutkan juara 1, 2 dan 3.
Kalender yang diberlakukan dalam proyek ini mempunyai aturan sebagai berikut:
 Proyek dilaksanakan berdasarkan waktu mulai proyek
 Waktu kerja: senin-jumat, pukul 09.00-15.00
 waktu istirahat selama 1 jam: 12.00-13.00 (khusus hari jumat 11.30-13.00)

1.3 TUJUAN PROYEK
Proyek turnamen futsal se-Jawa timur memiliki beberapa tujuan yang antaralain dijabarkan sebagai berikut:
1. Mencari bibit unggul pemain futsal yang ada di Jawa Timur sehingga dapat memajukan olahraga futsal di Indonesia.
2. Mengukur keberhasilan pembinaan dan pengordiniran kegiatan turnamen sepak bola futsal di kalangan masyarakat umum.
3. Memberikan hiburan kepada masyarakat Jawa Timur.

1.4 MANFAAT PROYEK
Proyek turnamen futsal se-Jawa timur ini memiliki beberapa manfaat yang dapat dijabarkan sebagai berikut:
1. Memotivasi masyarakat indonesia khususnya di Jawa Timur untuk terus berkreatif melalui kegiatan olahraga sepak bola futsal.
2. Mengembangkan prestasi olahraga sepak bola futsal di kalangan masyarakat umum sehingga mampu mempromosikan prestasi atlet yang ada.
3. Menjalin persaudaraan antar atlet, pelatih dan official sepak bola futsal se-Jawa Timur.

BAB 2
PERENCANAAN PROYEK

2.1 STRUKTUR ORGANISASI PROYEK
Proyek turnamen futsal se-jawa timur ini di tangani oleh event organizer Jaya Merdeka. Untuk mendukung keberhasilan event organizer dalam proyek turnamen futsal se-Jawa Timur tersebut, perlu dibentuk suatu pembagian tugas kepada tim event organizer yang dapat disebut juga sebagai organisasi proyek. Setiap kegiatan perlu diorganisasikan, yang berarti bahwa kegiatan tersebut harus disiapkan, disusun dan dialokasikan serta dilaksanakan oleh para unsur organisasi tersebut sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien dan efektif. Proses ini meliputi perincian pekerjaan, pembagian pekerjaan dan koordinasi pekerjaan yang terjadi daiam suatu lingkup dan struktur tertentu. Pembagian tugas dan perincian pekerjaan tersebut diperlihatkan dalam struktur organisasi berkut.

Gambar 2.1: Struktur organisasi proyek
Struktur event organizer secara umum sebenarnya merupakan struktur organisasi matriks. Hal ini dikarenakan even organizer tidak hanya mengadakan satu pertandingan futsal atau satu proyek, dan pada proyek-proyek tersebut unsur organisasi jabatannya dapat berpindah-pindah. Struktur organisasi matriks merupakan gabungan antar struktur organisasi fungsional dan struktur organisasi proyek.Struktur organisasi diatas merupakan bagian fungsional dari struktur organisasi matriks tersebut.
Pada gambar tersebut, diketahui terdapat 3 level jabatan. Pada level 1 terdapat manajer proyek, sekretaris dan bendahara. Pada level 2 terdapat divisi-divisi antaralain divisi pertandingan, humas, transportasi, keamanan dan ketertiban, perlengkapan, konsumsi, kesehatan, publikasi dan dokumentasi, serta pendanaan. Divisi- divisi tersebut bertanggungjawab terhadap manajer proyek. Pada level ke 3 terdapat beberapa komisi antara lain komisi teknik dan pertandingan, komisi disiplin, komisi wasit, komisi pendaftaran peserta, komisi koordinasi penonton/ suporter, komisi internal lapangan, dan komisi eksternal lapangan. Komisi teknik dan pertandingan, komisi disiplin, serta komisi wasit bertanggungjawab membantu divisi pertandingan. Komisi pendaftaran peserta, komisi koordinasi penonton/ suporter bertanggung jawab terhadap divisi humas. Sedangkan komisi internal lapangan dan komisi eksternal lapangan bertanggung jawab terhadap divisi keamanan dan ketertiban.

2.2 PERAN DAN TANGGUNG JAWAB
Pada sub modul sebelumnya telah dikatakan bahwa pengorganisasian sangat diperlukan untuk mencapai tujuan proyek. Pengorganisasian tersebut terdiri dari perincian pekerjaan, pembagian pekerjaan dan koordinasi pekerjaan. Pada sub bab ini akan dibahas perincian pekerjaan yang terdiri dari penjabaran peran dan tanggungjawab masing-masing pekerjaan menurut pembagian pekerjaan yang telah digambarkan pada struktur organisasi untuk proyek turnamen futsal se-Jawa Bali ini.
1. Manajer Proyek
Tanggung jawab: manajer proyek bertanggung jawab penuh pada direktur proyek untuk mengatur dan menontrol proyek supaya memenuhi tujuan proyek turnamen futsal se-Jawa Bali ini.
Peran:
• Mengatur jalannya proyek turnamen futsal
• Mengkoordinasikan kinerja divisi, sekretaris, dan bendahara.
• Mengontrol kinerja panitia dengan level di bawahnya.

2. Sekretaris
Tanggung jawab: Sekretaris bertanggung jawab pada manajer proyek untuk mendokumentasikan dan membukukan segala bentuk peristiwa penting berhubungan dengan pertandingan menggunakan laporan.
Peran:
• Membuat struktur kepanitiaan dan mendokumentasikannya.
• Mengeplot sumber daya manusia dan mendokumentasikannya.
3. Bendahara
Tanggung jawab: Sekretaris bertanggung jawab pada manajer proyek untuk mendokumentasikan dan membukukan segala bentuk peristiwa penting berhubungan dengan pertandingan menggunakan laporan.
Peran:
• Mendokumentasikan lapora keuangan yang terjadi selama proyek berlangsung pengeluaran maupun pendapatan.
• Mengatur kebutuhan keuangan
Mengeplot sumber daya manusia dan mendokumentasikannya.
4. Divisi pertandingan
Tanggungjawab: Divisi pertandingan ini bertanggung jawab pada manajer proyek untuk mengatur dan mengontrol hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan pertandingan.
Peran:
• mengatur dan mengontrol jadwal pertandingan
• mengatur dan mengontrol peraturan pertandingan
• mengatur dan mengontrol pernyiapan wasit
5. Komisi teknik dan pertandingan
Tanggungjawab: Komisi teknik dan pertandingan ini bertanggung jawab pada Divisi pertandingan untuk mengatur jadwal pertandingan.
Peran:
• menyusun jadwal pertandingan
6. Komisi Disiplin
Tanggungjawab: Komisi disiplin ini bertanggung jawab pada Divisi pertandingan untuk membuat peratuaran pertandingan.
Peran:
• Membuat peraturan pertandingan
7. Komisi wasit
Tanggungjawab: Komisi wasit ini bertanggung jawab pada Divisi pertandingan untuk menyiapkan wasit yang akan digunakan dalam pertandingan.
Peran:
• Mencari SDM untuk wasit
• Menghubungi wasit pertandingan
8. Divisi Humas
Tanggungjawab: Divisi Humas ini bertanggung jawab pada manajer proyek untuk melakukan tugasnya yaitu mengatur hubungan pertandingan dengan pihak luar seperti peserta dan penonton.
Peran:
• Mengatur pendaftaran peserta
• mengatur tiket penonton
9. Komisi pendaftaran peserta
Tanggungjawab: Komisi pendaftaran peserta ini bertanggung jawab pada Divisi Humas untuk melakukan tugasnya yaitu pengaturan pendaftaran peserta.
Peran:
• Mengatur dan mengurusi pendaftaran peserta
10. Komisi koordinasi penonton/ suporter
Tanggungjawab: Komisi koordinasi penonton/ suporter ini bertanggung jawab pada Divisi Humas untuk melakukan tugasnya yaitu mengatur dan menyediakan kebutuhan penonton dalam turnamaen.
Peran:
• Membuat tiket masuk penonton
• Menjual tikat pertandingan
11. Divisi Transportasi
Tanggungjawab: divisi transportasi ini bertanggung jawab pada manajer proyek untuk melakukan tugasnya yaitu mengatur dan menyediakan transportasi yang dibutuhkan dalam turnamen futsal tersebut.
Peran:
• Membuat daftar kebutuhan transportasi
• Menghubungi pihak jasa transportasi
12. Divisi Keamanan dan ketertiban
Tanggungjawab: Komisi eksternal lapangan ini bertanggung jawab pada manajer proyek untuk melakukan tugasnya yaitu membuat keamanan dan ketertiban jalannya pertandingan.
Peran:
• Mengatur keamanan dan ketertiban jalannya pertandingan di dalam maupun di luar lapangan
• Mengontrol kinerja komisi internal dan eksternal lapangan.
13. Komisi internal lapangan
Tanggungjawab: Komisi eksternal lapangan ini bertanggung jawab pada divisi keamanan dan ketertiban untuk melakukan tugasnya yaitu menyediakan petugas keamanan dan mengatur keamanan di dalam lapangan.
Peran:
• Membuat daftar kebutuhan SDM keamanan internal
• Menghubungi petugas keamanan
• Mengeplotkan penugasan keamanan internal
14. Komisi Eksternal lapangan
Tanggungjawab: Komisi eksternal lapangan ini bertanggung jawab pada divisi keamanan dan ketertiban untuk melakukan tugasnya yaitu menyediakan petugas keamanan dan mengatur keamanan di luar lapangan.
Peran:
• Membuat daftar kebutuhan SDM keamanan eksternal
• Menghubungi petugas keamanan
• Mengeplotkan penugasan keamanan eksternal
15. Divisi Perlengkapan
Tanggungjawab: Divisi perlengkapan ini bertanggung jawab pada manajer proyek untuk melakukan tugasnya yaitu mengatur dan menyediakan perlengkapan yang diperlukan dalam turnamen futsal ini.
Peran:
• Menyusun daftar perlengkapan turnamen
• Membeli perlengkapan turnamen
• Membuat daftar alternatif lapangan pertandingan
• Melakukan study lapangan
• Melakukan pemesanan lapangan pertandingan
• Membuat daftar alternatif penginapan peserta
• Melakukan study penginapan
• Melakukan pemesanan penginapan
16. Divisi konsumsi
Tanggungjawab: Divisi konsumsi ini bertanggung jawab pada manajer proyek untuk melakukan tugasnya yaitu mengatur, memesan, dan menyediakan konsumsi untuk peserta pertandingan dan juga panitia.
Peran:
• Membuat daftar kebutuhan konsumsi
• Memesan konsumsi
17. Divisi Kesehatan
Tanggungjawab: Divisi kesehatan ini bertanggung jawab pada manajer proyek untuk melakukan tugasnya yaitu mengurusi permasalahan kesehatan peserta dalam pertandingan futsal.
Peran:
• Membuat daftar kebutuhan SDM kesehatan
• Menghubungi petugas kesehatan
18. Divisi Publikasi dan Dokumentasi
Tanggung jawab: Divisi publikasi dan dokumentasi ini bertanggung jawab pada manajer proyek untuk melakukan tugasnya yaitu membuat publikasi untuk memberitahukan adanya pertandingan futsal kepada masyarakat dan untuk mendokumentasikan pertandingan.
Peran:
• Membuat publikasi
• Menyebar publikasi
19. Divisi Pendanaan
Tanggungjawab : divisi pendanaan ini bertanggung jawab pada manajer proyek untuk memenuhi tugasnya dalam hal pencarian dana untuk menunjang kebutuhan turnamen futsal.
Peran:
• Membuat proposal pengajuan dana
• Membuat daftar sponsor
• Melakukan penyebaran proposal kepada sponsor

2.3 STAKEHOLDER PROYEK
Stakeholder merupakan orang yang terlibat atau yang dipengaruhi oleh adanya proyek Stakeholder dapat membuat proyek menjadi gagal atau sukses. Walaupun semua permintaan telah diantarkan dan mampu mencapai tujuan namun jika stakeholder tidak puas maka tidak akan orang yang puas juga. Sehingga secara umum, proyek merupakan tujuan untuk memuaskan stakeholder.
Pada proyek pengorganisasian pertandingan futsal se-Jawa Timur ini, beberapa pihak yang didefinisikan sebagai stakeholder adalah sebagai berikut:
1. Pemilik proyek
Adalah pihak yang mempunyai proyek, artinya pihak tersebut yang mempunyai acara dan menyerahkan pengorganisasiannya pada kami selaku event organizer.
2. Sponsor
Adalah pihak yang memberikan bantuan berupa uang dan materi yang dibutuhkan atas terselenggarakannya proyek ini. Sponsor dicari melalui penyebaran proposal dan akan mendapat kompensasi atas bantuan yang diberikan berupa kesepakatan untuk memampang nama sponsor tersebut dalam spanduk atau media publikasi.
3. Peserta/pemain
Adalah pihak yang akan menjadi peserta proyek. Dalam proyek ini peserta adalah kelompok futsal dari kalangan umum yang berada dalam wilayah provinsi Jawa Timur.
4. Pemilik lapangan pertandingan
Dalam proyek ini, pertandingan akan dilakukan di lapangan futsal yang penentuannya didasarkan atas studi/kunjungan lapangan yang memenuhi spesifikasi lapangan yang telah ditentukan oleh pihak panitia.
5. Tempat pemesanan konsumsi
Berupa jasa pemesanan konsumsi (catering).
6. Tempat penginapan
Adalah tempat yang ditunjuk untuk menanpung peserta dan pantia selama pertandingan.
7. Pemilik jasa transportasi
Merupakan pihak yang ditunjuk untuk memfasilitasi transportasi panitia dan peserta selama acara berlangsung.
8. Petugas kesehatan
Adalah pihak yang bertanggung jawab untuk memberika pertolongan kesehatan pada pemain selama pertandingan berlangsung.
9. Petugas keamanan
Adalah pihak yang bertanggung jawab untuk memberika pertolongan kesehatan pada pemain selama pertandingan berlangsung.
10. Wasit dan hakim garis
Adalah pihak yang menjadi pengawas lapangan acara pertandingan secara teknik. Dalam hal ini, SDM-nya diambil dari official futsal yang ada di Jawa Timur sesuai dengan kebutuhan dan spesifikasi dari pertandingan futsal yang akan direncanakan.
11. Tempat penyewaan dan pembelian perlengkapan
Adalah pihak yang mempunyai perlengkapan yang dibutuhkan atas terselenggarakannya pertandingan futsal. Perlengkapan yang dibutuhkan tersebut ada yang diperoleh melalui pembelian atau penyewaan.

2.4 WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)
Untuk memudahkan pencapaian tujuan proyek “secara operasional” maka perlu dilakukan penentuan elemen-elemen pekerjaan secara detail untuk mencapai tujuan tersebut. Pada proyek skala besar, tidak jarang beberapa pekerjaan terlewati sehingga perlu didefinisikan pekerjaan-pekerjaan yang ada dan bagaimana hubungan antar pekerjaan. Pekerjaan-pekerjaan yang menyusun suatu proyek dapat ditentukan dengan mudah dengan melakukan Work Breakdown Structure (WBS) yaitu pemecahan pekerjaan besar menjadi elemen-elemen pekerjaan yang kecil sehingga memudahkan untuk pembuatan jadwal proyek dan estimasi biaya serta menentukan penanggung jawab pekerjaan. Hasil dari kombinasi penyusunan WBS dan struktur organisasi proyek tersebut akan digunakan untuk menentukan “job description” dari masing–masing bagian struktur organisasi.
Pada penyusunan WBS, level 1 adalah proyek sebagai deliverable akhir. Deliverabel utama didefiniskan terlebih dahulu, kemudian subdeliverabel yang diperlukan untuk memenuhi deliverable yang lebih besar. Proses diteruskan sampai detail subdeliverabel cukup kecil untuk dapat dikelola dan satu orang dapat bertanggungjawab untuk hal tersebut. Berikut WBS yang dapat dibuat pada proyek pertandingan futsal se-Jawa Timur:

Tabel 2.1 : Daftar Pekerjaan dan Level WBS
No Nama Pekerjaan Level WBS
1. Proyek pertandingan futsal 1
2. Persiapan 1.1
3. Pembuatan struktur kepanitiaan 1.1.1
4. Pengeplotan sumber daya manusia 1.1.2
5. Membuat publikasi 1.1.3
6. Menyebar publikasi 1.1.4
7. Pendaftaran peserta 1.1.5
8. Menyusun jadwal pertandingan 1.1.6
9. Menyusun daftar perlengkapan turnamen 1.1.7
10. Membeli perlengkapan turnamen 1.1.8
11. Membuat daftar alternatif lapangan pertandingan 1.1.9
12. Melakukan study lapangan 1.1.10
13. Melakukan pemesanan lapangan pertandingan 1.1.11
14. Membuat daftar alternatif penginapan peserta 1.1.12
15. Melakukan study penginapan 1.1.13
16. Melakukan pemesanan penginapan 1.1.14
17. Membuat tiket masuk penonton 1.1.15
18. Menjual tikat pertandingan 1.1.16
19. Membuat daftar kebutuhan konsumsi 1.1.17
20. Mencari SDM untuk wasit 1.1.18
21. Menghubungi wasit pertandingan 1.1.19
22. Membuat daftar kebutuhan SDM keamanan 1.1.20
23. Menghubungi petugas keamanan 1.1.21
24. Mengeplotkan penugasan keamanan (internal dan eksternal) 1.1.22
25. Membuat daftar kebutuhan SDM kesehatan 1.1.23
26. Menghubungi petugas kesehatan 1.1.24
27. Membuat daftar kebutuhan transportasi 1.1.25
28. Menghubungi pihak jasa transportasi 1.1.26
29. Membuat proposal pengajuan dana 1.1.27
30. Membuat daftar sponsor 1.1.28
31. Melakukan penyebaran proposal kepada sponsor 1.1.29
32. Pelaksanaan 1.2
33. Opening ceremony 1.2.1
34. Memesan konsumsi ceremony 1.2.2
35. Penjagaan keamanan acara ceremony 1.2.3
36. Penjagaan kesehatan ceremony 1.2.4
37. Pertandingan Babak Penyisihan 1.2.5
38. Penyisihan group 1-8 (4 pertandingan) 1.2.5.1
39. Memesan konsumsi pertandingan group 1-8 1.2.5.2
40. Penjagaan keamanan acara pertandingan group 1-8 1.2.5.3
41 Penjagaan kesehatan pertandingan group 1-8 1.2.5.4
42. Penyisihan group 9-16 (4 pertandingan) 1.2.5.5
43. Memesan konsumsi pertandingan group 9-16 1.2.5.6
44. Penjagaan keamanan acara pertandingan group 9-16 1.2.5.7
45. Penjagaan kesehatan pertandingan group 9-16 1.2.5.8
46. Babak Semi Final 1.2.6
47. Semi final 1, 2, 3, 4 1.2.6.1
48. Memesan konsumsi semi final 1.2.6.2
49. Penjagaan keamanan acara semi final 1.2.6.3
50. Penjagaan kesehatan semi final 1.2.6.4
51. Pertandingan Final 1.2.7
52. Perebutan juara 3 1.2.7.1
53. Perebutan juara 1-2 1.2.7.2
54. Memesan konsumsi final 1.2.7.3
55. Penjagaan keamanan acara final 1.2.7.4
56. Penjagaan kesehatan final 1.2.7.5
57. Penyerahan hadiah 1.2.8
58. Closing Ceremony 1.2.9
59. Penutupan Proyek 1.3
60. Pembuatan LPJ masing-masing divisi proyek 1.3.1
61. Pembuatan LPJ proyek 1.3.2
62. Penyebaran LPJ kepada sponsor 1.3.3
63. Pembuatan LPJ kepada pemilik proyek 1.3.4
64. Pembubaran panitia proyek 1.3.5

Dari pembuatan WBS tersebut, deliverable utama terletak pada level 1 yang juga merupakan proyek utama yaitu pertandingan futsal. Level 2 terdiri dari subdeliverabel yang berguna untuk mencapai deliverable utama, terdiri dari 3 subdeliverabel yaitu persiapan (1.1), pelaksanaan (1.2), dan penutupan proyek (1.3). Dari 3 subdeliverabel tersebut dipecah lagi menjadi beberapa subdeliverabel jika kegiatan tersebut masih mempunyai rincian lagi, dan menjadi paket kerja jika kegiatan tersebut adalah kegiatan akhir yang tidak dapat dipecah lagi serta sudah dapat dipegang oleh penanggung jawab.

2.5 DURASI PEKERJAAN DAN HUBUNGAN ANTAR PEKERJAAN
Total waktu pelaksanaan proyek akan ditentukan oleh lama waktu penyelesaian pekerjaan-pekerjaan dalam proyek tersebut. Waktu atau durasi pekerjaan ada yang dapat ditentukan dengan baik berapa lama dapat diselesaikan namun kebanyakan durasi pekerjaan berupa perkiraan atau estimasi. Karena itu penentuan durasi pekerjaan sangat penting dalam sebuah perencanaan proyek. Bila durasi pekerjaan tidak dapat ditentukan dengan baik maka metode PERT dapat digunakan dalam mengestimasikan durasi pekerjaan. Metode PERT pertama kali digunakan dalam proyek Sistem Rudal Polaris di Angkatan Laut Amerika Serikat. Proyek ini penuh ketidakpastian dalam hal waktu kegiatan. PERT adalah salah satu metode yang menggunakan jaringan kerja ( Network ).
PERT digunakan untuk proyek-proyek yang baru dilaksanakan pertama kali, dimana estimasi waktu lebih ditekankan dari pada biaya. Ciri utama PERT adalah adanya tiga perkiraan waktu yaitu:
• Waktu pesimis (b): adalah waktu maksimal yang diperlukan suatu kegiatan, situasi ini terjadi bila nasib buruk terjadi.
• waktu paling mungkin (m): adalah waktu normal untuk menyelesaikan kegiatan. Waktu ini paling sering terjadi seandainya kegiatannya bisa diulang.

• waktu optimis (a): adalah waktu minimum dari suatu kegiatan, dimana segala sesuatu akan berjalan baik, sangat kecil kemungkinan kegiatan selesai sebelum waktu ini.
waktu rata-rata atau waktu yang diharapkan te untuk setiap kegiatan dapat dihitung dengan rumus :

waktu tersebut menjadi durasi pekerjaan itu. Sebelum melakukan perhitungan PERT dilakukan identifikasi waktuya, berikut identifikasi manualnya:

Tabel 2.2: Waktu durasi proyek

Berikut hasil perhitungan PERT dengan menggunakan Ms. Project:

Tabel 2.3: Hasil perhitungan PERT

Dalam penentuan durasi kegiatan untuk menghitung waktu total pengerjaan proyek, harus diketahui predececor kegiatan itu. Ada pekerjaan–pekerjaan yang saling terkait satu sama lain. pekerjaan yang satu tidak bisa berjalan tanpa pekerjaan yang lainnya. Pekerjaan yang mendahului disebut pekerjaan Predecessor dan pekerjaan belakangan disebut pekerjaan Successor

Misalnya kegiatan pengeplotan sumber daya manusia dilakukan setelah melakukan pembuatan struktur kepanitian, maka predececor pengeplotan adalah pembuatan struktur kepanitiaan. Begitu seterusnya sampai semua kegiatan terdefinisi predececornya (jika ada). Dengan memasukkan tabel xxx dan tabel xxx dalam Ms. Project didapat tabel yang menunjukkan durasi pengerjaan dan predececor kegiatan sebagai berikut:

Tabel 2.4: Durasi kegiatan dan predececor-nya

2.6 GANTCHART PROYEK

Pembuatan Gant Chart merupakan salah satu teknik untuk melakukan project scheduling. Yang diperlihatkan dalam gant chart adalah hubungan antar aktivitas dan waktu pengerjaannya. Dalam gant chart ini, dapat dilihat aktufitas mana yang harus dimulai terlebih dahulu dan aktivitas mana yang menyusulnya. Gant Chart proyek dapat dibuat setelah kita selesai membuat Work Breakdown Structure (WBS) kemudian menentukan durasi masing-masing pekerjaan dalam proyek serta menentukan hubungan antara pekerjaan yang satu dengan yang lain (predecessor atau successor). Jika kita menggunakan Ms. Project saat kita mengisikan durasi dari masing-masing pekerjaan serta predecessor-nya, maka akan tampak Gant Chart dari proyek kita. Gant Chart dari proyek turnamen futsal ini dapat dilihat pada gambar berikut ini

Gambar 2.2: Gant Chart Proyek

Pada ghant chart di atas tampak tanda panah yang mengubungkan antar pekerjaan. Tanda panah tersebut diperoleh dengan mengisikan kolom predecessor pada aktifitas yang memerlukan aktifitas pendahulu (aktifitas tersebut baru bisa dilaksanakan setelah akttifitas yang menjadi predecessor selesai dilakukan). Dari gant chart yang telah dibuat, kita dapat mengetahui durasi proyek secara keseluruhan. Pada proyek turnamen futsal ini, durasi proyeknya selama 48 hari.

2.7 PENJADWALAN PROYEK (NETWORK)

Selain menggunakan gant chart, metode lain untuk melakukan project scheduling adalah dengan menggambarkan network diagram dari proyek kita. Penggunaan dari network diagram ini adalah untuk menyempurnakan dari gant chart, karena gant chart tidak dapat menunjukkan keterkaitan antar aktivitas dan bagaimana satu aktivitas berakibat pada aktifitas lain jika waktu pengerjaannya dipercepat ataupun diperlambat.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan metwork time adalah :
 Macam-macam aktivitas yang ada yang diperoleh dari WBS
 Ketergantungan antar aktivitas, mana yang lebih dahulu diselesaikan mana yang menyusul (predecessor)
 Urutan logis dari masing-masing aktivitas
 Waktu penyelesaian tiap aktivitas (durasi aktivitas proyek)
Untuk durasi waktu dari pekerjaan yang masih ditentukan dengan waktu optimis, waktu paling mungkin dan waktu pesimisnya, waktu yang digunakan dalam network adalah waktu te yang dihitung dengan metode PERT seperti yang telah dijelaskan pada sub bab 2.5.
Network diagram dari proyek turnamen futsal ini dapat dilihat pada gambar berikut ini.

Gambar 2.3: Network Proyek

2.8 ALOKASI SUMBER DAYA MANUSIA
Setelah menyusun tugas-tugas, kita akan menentukan siapa yang bertanggung jawab terhadap tugas dan material apa yang diperlukan. Dalam hal ini yang dimaksud dengan sumber daya atau resources adalah pekerja, alat kerja dan material yang diperlukan dalam penyelesaian pekerjaan. Beberapa tipe pekerjaan antara lain:
 Fixed Unit & Effort Driven
Fixed unit adalah tipe pekerjaan yang mempunyai cakupan, volume atau unit kerja yang tetap. Jika kita memberi tanda pada kotak Effort driven maka perubahan alokasi jumlah sumber daya akan merubah durasi pekerjaan. Semakin banyak sumber daya yang di alokasikan maka durasi pekerjaan semakin pendek.
 Fixed Duration & Effort Driven
Fixed duration adalah tipe pekerjaan yang mempunyai durasi penyelesaian pekerjaan yang tetap meskipun ada perubahan jumlah alokasi sumber daya. Jika kita memberi tanda pada kotak Effort driven maka perubahan alokasi jumlah sumber daya akan merubah prosentase Units sumber daya yang di alokasikan.
 Fixed Work
Fixed work adalah pekerjaan yang mempunyai beban jam kerja yang tetap. Perubahan alokasi jumlah sumber daya akan merubah durasi pekerjaan. Semakin banyak sumber daya yang di alokasikan maka durasi pekerjaan semakin pendek
Pengaturan tipe pekerjaan dilakukan sebelum alokasi sumber daya sehingga tidak sampai mempengaruhi jadwal pekerjaan. Berikut hasil identifikasi tipe pekerjaan masing-masing kegiatan:

Tabel 2.5: Tipe pekerjaan proyek
Nama Pekerjaan Fixed duration Fixed unit Fixed works Effort driven
Pembuatan struktur kepanitiaan X X
Pengeplotan sumber daya manusia X X
Membuat publikasi X X
Menyebar publikasi X X
Pendaftaran peserta X X
Menyusun jadwal pertandingan X X
Menyusun daftar perlengkapan turnamen X X
Membeli perlengkapan turnamen X X
Membuat daftar alternatif lapangan pertandingan X X
Melakukan study lapangan X X
Melakukan pemesanan lapangan pertandingan X X
Membuat daftar alternatif penginapan peserta X X
Melakukan study penginapan X X
Melakukan pemesanan penginapan X X
Membuat tiket masuk penonton X X
Menjual tikat pertandingan X X
Mencari SDM untuk wasit X X
Menghubungi wasit pertandingan X X
Membuat daftar kebutuhan SDM keamanan X X
Menghubungi petugas keamanan X X
Mengeplotkan penugasan keamanan (internal dan eksternal) X X
Membuat daftar kebutuhan SDM kesehatan X X
Menghubungi petugas kesehatan X X
Membuat daftar kebutuhan transportasi X X
Menghubungi pihak jasa transportasi X X
Membuat proposal pengajuan dana X X
Membuat daftar sponsor X X
Melakukan penyebaran proposal kepada sponsor X X
Opening ceremony X X
Memesan konsumsi ceremony X X
Penjagaan keamanan acara ceremony X X
Penjagaan kesehatan ceremony X X
Penyisihan group 1-8 (4 pertandingan) X X
Memesan konsumsi pertandingan group 1-8 X X
Penjagaan keamanan acara pertandingan group 1-8 X X
Penjagaan kesehatan pertandingan group 1-8 X X
Penyisihan group 9-16 (4 pertandingan) X X
Memesan konsumsi pertandingan group 9-16 X X
Penjagaan keamanan acara pertandingan group 9-16 X X
Penjagaan kesehatan pertandingan group 9-16 X X
Semi final 1, 2, 3, 4 X X
Memesan konsumsi semi final X X
Penjagaan keamanan acara semi final X X
Penjagaan kesehatan semi final X X
Perebutan juara 3 X X
Perebutan juara 1-2 X X
Memesan konsumsi final X X
Penjagaan keamanan acara final X X
Penjagaan kesehatan final X X
Penyerahan hadiah X X
Closing Ceremony X X
Pembuatan LPJ masing-masing divisi proyek X
Pembuatan LPJ proyek X
Penyebaran LPJ kepada sponsor X X
Pembuatan LPJ kepada pemilik proyek X X
Pembubaran panitia proyek X X

.Setelah melakukan identifikasi tipe pekerjaan maka selanjutnya adalah mengidentifikasi resources yang dibutuhkan pada proyek tersebut, kemudian mengidentifikasi resources untuk masing-masing kegiatan. Berikut resources yang dibutuhkan pada proyek tersebut dalam tampilan Ms. Project:

Tabel 2.6: Resources sheet proyek

Setelah melakukan identifikasi semua resources yang dibutuhakn proyek, maka selanjutnya adalah mengidentifikasikan resources yang dibutuhkan oleh masing-masing kegiatan. Beberapa pengaruh resources terhadap kegiatan berhubungan dengan tipe pekerjaan, ada kegiatan jika terdapat resources didalamnya akan dapat mempercepat durasi kegiatan tersebut. Berikut inputan resources pada masing-masing kegiatan.
Tabel 2.7: Alokasi resources

2.9 MANAJAMEN RESIKO
Resiko selalu ada di setiap jenis proyek, baik untuk proyek skala kecil maupun besar. Untuk mengurangi dampak resiko diperlukan tools, yaitu manajemen resiko. Menajemen resiko dimulai dari tahap identifikasi resiko, penilaian terhadap resiko, penyusunan respon terhadap resiko, dan pengendalian respon terhadap resiko.
Tahap awal manajemen resiko pada turnamen futsal ini, tahap identifikasi resiko, dapat dilihat pada tabel di bawah ini:
Tabel 2.8: Tipe resiko
Tipe Resiko Resiko yang dapat Terjadi
Peralatan Pengadaan peralatan tidak berjalan dengan baik, kesulitan mencari lapangan
Personal (SDM) Keterbatasan jumlah panitia, komunikasi dan koordinasi kerja, rekrutmen panitia yang kurang maksimal
Organisasi Penempatan panitia yang kurang optimal, beban kerja yang tidak merata antar panitia
User Minimnya jumlah tim yang mendaftar, kurangnya atensi dari penonton, kurangnya dukungan dari lingkungan eksternal
Teknis Kurangnya dana, kurangnya publikasi, rundown acara tidak sesuai rencana

Tahapan kedua dalam manajemen resiko adalah tahap penilaian terhadap resiko. Form penilaian terhadap resiko yang digunakan dalam turnamen ini dapat dilihat pada tabel di bawah ini:

Tabel 2.9: Form penilaian terhadap resiko (1)

Form tersebut diisi oleh orang yang telah berpengalaman mengadakan turnamen futsal sebelumnya.
Setelah form tersebut diisi, langkah selanjutnya adalah penilaian terhadap resiko. Form penilaian yang digunakan dapat dilihat pada tabel di bawah ini:

Tabel 2.10: Form penilaian terhadap resiko (2)

Nilai L pada tabel di atas diperoleh dari tingkat keseringan terjadi, dan nilai K diperoleh dari konsekuensi yang diisi responden. Nilai TR adalah nilai perkalian antara nilai L dengan K. Setelah itu, TR yang didapat dimasukkan pada peta resiko seperti pada gambar di bawah ini:

Tabel 2.11: Peta resiko

Dengan: Low (L), Medium (M), High (H), dan Emergency (E).
Setelah tahap penilaian, tahap selanjutnya adalah tahap penyusunan respon terhadap resiko. Pada tahap ini yang harus dibuat adalah perumusan strategi. Perumusan strategi untuk menghadapi resiko dapat dilihat pada tabel di bawah ini:

Tabel 2.12: Perumusan strategi
Resiko Strategi
Keterbatasan jumlah panitia Membuat perencanaan alokasi jumlah panitia dengan seksama
Kesenjangan kompetensi antar panitia Kepala divisi secara terus menerus memantau anggotanya, dan memberikan pengarahan kepada anggotanya yang kesulitan
Penempatan panitia yang kurang optimal Membuat perencanaan penempatan panitia dengan mempertimbangkan kompetensi yang dimiliki anggota secara seksama
Beban kerja yang tidak seimbang antar panitia Membuat perencanaan alokasi SDM dengan baik, menerapkan metode reward and punishment.
Komunikasi dan koordinasi kerja Menyelenggarakan rapat secara rutin, membuat jaringan komunikasi antar-panitia, membuat mading sederhana yang informatif
Rekrutmen panitia yang kurang maksimal Mendesain proses rekrutmen dengan baik, jika desain tidak sesuai kenyataan, membuat tim back-up.
Kesulitan mencari lapangan Survei dan pemesanan lapangan dilakukan jauh-jauh hari, survei dengan proyek turnamen terdahulu
Kurangnya dana Pembuatan proposal dilakukan dilakukan dengan baik dan cepat sehingga jangka waktu pencarian dana bisa lebih panjang, menugaskan panitia yang benar-benar mengerti seluk beluk proyek dan mampu mempersuasi orang dengan baik untuk mencari dana.
Kurangnya publikasi Desain proses publikasi dilakukan jauh-jauh hari dan proses publikasi diusahakan dapat dijangkau secara luas oleh masyarakat Jawa Timur.
Minimnya jumlah tim yang mendaftar turnamen Membuat publikasi, hadiah, dan run-down yang menarik
Kurangnya dukungan dari lingkungan eksternal Menjalin kerja sama yang baik dengan lingkungan eksternal.
Kesulitan pengadaan peralatan Mencari koneksi yang memiliki/menyewakan peralatan yang dibutuhkan, sebelum acara men-check kesiapan peralatan dengan baik, menyediakan tempat persewaan yang berbeda jika secara tiba-tiba ada tempat persewaan yang kesulitan mengantarkan peralatan.
Kurangnya atensi dari penonton Membuat publikasi yang benar-benar menarik atensi masyarakat, menyelenggarakan turnamen pada hari libur.
Rundown acara tidak sesuai rencana Menunjuk satu atau dua orang panitia untuk menjadi time keeper, member tahu tim yang akan bertanding untuk datang 30 menit sebelum pertandingan di mulai.

Tahap terakhir dalam manajemen resiko adalah pengendalian respon terhadap resiko. Tahap ini adalah tahap aplikasi dari tahap penyusunan respon terhadap resiko. Di tahap ini dilakukan penilaian apakah rencana yang ada dapat menghindari dan atau meminimasi resiko.


Actions

Information

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s




%d bloggers like this: